Agentes, memoria y fuentes

La cuarta capa y las dos cosas que la cruzan. Un procedimiento escrito lo puede correr una persona; un agente de tarea fija lo corre entero sin que tú estés mirando, y para eso necesita que las tres capas de abajo estén puestas.

Cuándo un procedimiento se convierte en agente

Cuando lo corriste a mano suficientes veces como para que ya no aparezcan sorpresas, y sigue siendo largo. Antes de eso, escribir el agente es escribir la versión definitiva de algo que todavía cambia.

Tres señales de que llegó el momento: los pasos son siempre los mismos, la salida se puede verificar sin criterio, y te aburre hacerlo.

Y una señal de que no: si cada vez que lo haces tomas una decisión distinta según el cliente, eso no es un procedimiento, es criterio. El criterio se escribe como método y se aplica con supervisión.

Anatomía

Un agente de tarea fija es un archivo. Seis partes:

Cuándo se invoca. La descripción con las frases exactas que usas para pedirlo. Sirve para que la herramienta lo elija sola y para que tú recuerdes que existe.

Qué herramientas puede usar. La lista más corta que le permita terminar. Un agente que solo lee y puntúa no necesita poder borrar archivos, y esa lista es el único freno real cuando el agente se equivoca.

Qué leer antes de empezar. Los archivos que mandan sobre su tarea, en orden. Acá va la regla de precedencia, que es la parte que más se olvida:

Esos archivos mandan sobre cualquier criterio propio. Si contradicen algo de este documento, siguen ellos.

Sin esa línea, el agente improvisa la rúbrica cuando el método le queda incómodo, y tú no te enteras porque el resultado se ve razonable.

Los pasos. Numerados, con los valores por defecto explícitos. Si el paso tres pregunta datos al usuario, la lista de datos va completa en el archivo, no en tu memoria.

Cómo se verifica. Qué mirar para saber que salió bien, en concreto: que el documento generado no tenga marcadores de plantilla sin reemplazar, que el registro tenga una fila nueva, que el total cuadre. Un agente sin verificación reporta éxito cuando terminó de ejecutar, que no es lo mismo que haber hecho el trabajo.

Qué entrega. El formato exacto de la respuesta. Si no lo declaras, cada corrida devuelve una forma distinta y no puedes comparar dos semanas seguidas.

Dos que uso

Generar un contrato. Lee el registro de correlativos, calcula el número que sigue, pregunta los datos del cliente agrupados en una sola pasada, corre el generador, verifica que no queden variables sin reemplazar en el documento y agrega la fila al registro. Cierra recordando lo que queda a mano: los anexos con cantidades y precios, y la revisión legal antes de firmar. Nunca inventa un precio; si no se lo dieron, deja el espacio.

Puntuar el pipeline. Lee el método de calificación, después cada oportunidad abierta con su ficha, sus reuniones y su última propuesta, y devuelve una tabla con temperatura, cobertura y la única pregunta que más movería el puntaje de cada negocio. Tiene cinco reglas propias que solo valen en mi operación, y son las que lo hacen útil:

• Cuando el archivo de pipeline y la agenda fechada se contradicen, gana la agenda. El pipeline se edita encima y solo prueba lo que alguien creía la última vez que lo tocó.
• El porcentaje que muestra el CRM no es evidencia. Cuando la lectura de los archivos lo contradice, se dice y se nombra qué hecho falta, en vez de ajustar el puntaje para que calce.
• Un decisor anotado sin confirmar es un dato faltante, no un puntaje bajo.
• Una propuesta vencida es un hecho, se declara aunque incomode.
• La actividad propia no mueve nada. Preparar una propuesta o construir un prototipo no es avance hasta que el cliente reacciona.

Fíjate en el reparto: el método es público y general, las cuatro reglas son de esta operación. El agente es el pegamento entre los dos, y por eso es corto.

Qué no se delega

Lo que compromete algo hacia afuera. Enviar, publicar, firmar, borrar. El agente prepara y espera confirmación explícita en el momento, incluso cuando el plan de la semana ya decía que eso iba a pasar.

Tampoco se delega la calificación de un negocio como ganado o perdido. Un estado lo cambia una persona, porque es el dato que después se usa para aprender.

La memoria

Los archivos guardan el negocio. La memoria guarda lo que aprendiste trabajando: cómo te gusta que te respondan, qué se decidió y por qué, qué prospecto se cayó y con qué motivo, dónde vive un recurso externo.

Un archivo por hecho, con un índice de una línea por archivo. No un documento gigante donde todo se mezcla: el índice se lee entero cada vez, y los archivos se abren solo cuando el tema aparece.

Cuatro tipos alcanzan: quién es el usuario, correcciones que dio sobre cómo trabajar, proyectos en curso con su estado, y punteros a recursos externos.

Dos reglas que la mantienen sana. Las fechas relativas se convierten a fecha absoluta al escribir, porque "la semana pasada" deja de significar algo en un mes. Y lo que ya está en los archivos del negocio no se duplica acá: la memoria es para lo que no tiene otro lugar, no para un resumen de todo.

El mapa de fuentes

Cuando conectas un sistema vivo, el dato deja de tener un solo lugar posible. La tabla que lo resuelve es corta y se escribe antes del primer conflicto, no durante:

Las dos últimas filas son las que se discuten. Un correo prueba que algo se dijo, no que se decidió; lo que se decidió se escribe en el archivo de la cuenta. Y lo que devuelve una búsqueda no es un dato del sistema hasta que alguien lo verifica y lo escribe con su origen citado.

Antes de conectar una herramienta nueva, tres respuestas de una línea: qué dato va a contener, quién manda si ese dato ya existe en otro lado, y qué queda prohibido hacer ahí. Si la segunda respuesta es "depende", el sistema todavía no está listo para entrar.